転職中に企業へ提出を求められる書類として、履歴書や職務経歴書があげられますよね。
しかし、採用試験中や入社手続きを進める際に、企業から卒業証明書を求められる場合があることは知っていましたか。
そこで本記事では、卒業証明書の提出が求められる理由や、卒業証明書の代用となる書類、発行方法などについて紹介します。
目次
転職で卒業証明書が必要になる理由
そもそも卒業証明書とは
新卒採用試験、その扱いは企業によって様々な「卒業証明書」。
卒業証明書は、学校などで定められている課程を修了し、卒業したことを証明する書面です。
しかし、卒業証明書は卒業時に生徒へ手渡ししていない学校が大半のようです。
似たような書面に卒業証書があります。
こちらの卒業証書の授与は法律で定められているため、卒業式で本人へ手渡されています。
卒業証書は、原則として再発行はできない証書になっています。
学校に手数料を払えば何度でも発行することができる卒業証明書とは違う性質のものです。
卒業証明書は卒業証書で代用できるのか
「手元に卒業証明書がなく、提出期限までに対応できそうにない」。
そんな時に卒業証明書は卒業証書で代用できるのでしょうか。
結論からいうと、企業に卒業証明書を求められている以上、卒業証書での代用はあまりおすすめはできません。
しかし、卒業証明書を取得するまで卒業証書の代用が可能になる場合もあります。
そのため、一度転職先の採用担当者に事情を相談してみるのが良いでしょう。
なぜ卒業証明書が求められるのか
なぜ転職時に卒業証明書を求められるのでしょうか。
それは学歴の詐称がないか、確認するためです。
企業によって、「今後この転職希望者がどういったキャリアを積んでこの会社を支えていってくれるのだろう」「給与体系はどのようにしよう」など、これまでの学歴を参考にします。
また、仮に学歴を偽った人物を採用した場合は、会社の信用を損ねるリスクにもなりかねません。
履歴書だけでは学歴の証明にはならないため、卒業した事実を証明する必要があるのです。
卒業証明書の提出指示に対応しなかった場合、学歴詐称を疑われ、転職先とあなたの信頼関係に影響を及ぼす可能性があります。
そのため、卒業証明書の提出を求められたら、期限内に提出することを心がけましょう。
卒業証明書を取得しよう
卒業証明書の提出を求められたら
卒業証明書を手元に保管している人はそう多くはないでしょう。
卒業・就職を機に引っ越しをした人や、仕事が忙しくて卒業証明書を取りに行けない人、実家で保管している人などです。
ここで注意点なのですが、卒業証明書の提出条件に、発行日の指定がある可能性があります。
そういった場合は母校に問い合わせをして新たに卒業証明書を発行してもらいましょう。
そして、新しくもらった卒業証明書を企業に提出しましょう。
卒業証明書を窓口で取得する方法とは
卒業証明書を取得する一番早い方法は母校の窓口での申請です。
通常、卒業証明書の取得には申請書の記入が必要です。
しかし、窓口ならば、申請書の書き方や何か疑問があったときに担当者に確認し、即時発行してもらうことができます。
窓口では身分証明書と申請書を提出し、学校が定める発行手数料を支払うことで、卒業証明書の取得が可能です。
発行手数料は学校によって異なりますが、およそ500円ほどかかる場合が多いようです。
窓口では代理人による手続きも可能なところが多く、窓口に行けない人は、身近な人にお願いして取得すると良いでしょう。
代理人が申請する際は、委任状や代理人の身分証明書、本人の身分証明書の写しの提出を求められることが多いです。
そのため、申請の前に母校に確認してください。
ここで、女性は結婚後に姓が変わることが多いですが、注意する点があります。
それは、旧姓で取得した卒業証明書を提出して証明書と認められるのかを転職先の採用担当者に確認しましょう。
また、現在の姓での発行が必要になった場合に、どういった手続きが必要になるのか母校に確認するなど、事前の確認作業が必要です。
郵送で取得する方法
取得をお願いできる代理人がいない場合は、郵送で取得します。
ホームページから申請書をダウンロードし、必要事項を記入後、身分証明書を添付して母校の送付先住所に郵送します。
1～2週間程度で卒業証明書が送られてくることが多いようです。
しかし、ホームページに申請書が掲載されておらず、問い合わせ後に母校から郵送で申請書が送られてくる場合もあります。
すぐに取得したいと思っても、郵送のやり取りで時間がかかりますし、申請書に不備などがあるとさらに日数がかかる可能性も。余裕をもって準備することが大切です。
卒業した学校がなくなってしまった場合
あなたの卒業した学校が現在なくなってしまっていても卒業証明書を取得することは可能です。
まず、母校が別の学校に統合された場合は、統合先の学校が情報を管理し、卒業証明書の発行事務も行っていますので統合先の学校へ申請書を提出します。
廃校になった場合は、卒業した学校の地域を管轄している教育委員会に連絡してみましょう。
県や教育委員会のホームページで、卒業証明書発行の問い合わせ先一覧を掲載していることが多いので、それを活用しましょう。
その他に学校に申請できる証明書
学校では、様々な証明書を取得することができます。
成績証明書、単位修得証明書、修了証明書、学芸員資格証明書、司書資格証明書などです。
転職先に提出を求められた際は母校に発行可能か確認を取りましょう。
内定が決まったら企業への提出が必要になる書類
卒業証明書の他に、内定後に企業への提出が必要になる書類は以下の通りです。
源泉徴収票
前勤務先での退職日までの給与所得・税金などが記載されたもので、退職時に前勤務先から受け取ります。
転職した年の12月に行う給与の年末調整で使用します。
提出しない場合は翌年3月に本人が確定申告をしなければならないため、提出が必須です。
雇用保険被保険者証
雇用保険に加入した際に発行される証明書で、会社を退職する際に渡されます。
転職先で被保険者番号を確認するため、提出が必要になります。
年金手帳
転職先での厚生年金の加入手続きで必要になるため、提出します。
前勤務先が預かり保管している場合と、本人が自宅で保管している場合のどちらかになります。
手元にない場合は前もって確認しておきましょう。
段取り良くスムーズな転職活動で次の職場へ！
転職成功のカギは事前準備にあり
卒業証明書やその他の証明書は内定後に提出を求められることが多いです。
しかし、採用試験を行っている中で求められる可能性もあります。
卒業証明書の取得に時間がかかったり拒否をしたりすると、「この人は信頼できる人か」といった疑念が採用担当者に出てきてしまい、選考に影響が出てしまうことも考えられます。
窓口での取得も、郵送での取得も、かかる日数は学校によって異なりますし、申請書に不備があった場合はさらに日数がかかるかもしれません。
ゆとりをもって準備をすることで、転職活動をスムーズに進めることができ、新しい職場でも気持ちよく働いていけるでしょう。